Il 28 gennaio 2005 il Consiglio dei ministri ha approvato in via definitiva la posta elettronica certificata. Il decreto disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini

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Si tratta di un provvedimento che dà valore giuridico alla trasmissione di documenti prodotti ed inviati per via informatica. 

Il decreto pone in rilievo i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici: l’invio e la ricezione. “Certificare” queste fasi significa che il mittente riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il suo gestore di posta invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data ed orario, a prescindere dalla apertura del messaggio. Insieme alla ricevuta di consegna, inoltre, il gestore del destinatario può anche inviare al mittente la copia completa del testo del messaggio. 

A fare da garanti dell’avvenuta consegna dell’e-mail saranno i gestori di posta che dovranno iscriversi in un apposito elenco tenuto dal CNIPA che svolgerà funzioni di vigilanza e controllo sul rispetto delle prescrizioni previste dal regolamento. 

Impiego della posta elettronica nella P.a. e tra i privati

Il maggiore impiego delle tecnologie informatiche nello scambio dei dati e nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni aumenta l’efficienza e favorisce notevoli risparmi di risorse.

Il ministro per le Innovazioni e le tecnologie ha emanato recentemente una circolare a tutte le amministrazioni pubbliche, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2004, al fine di estendere l’utilizzo della posta elettronica a tutte le comunicazioni interne di servizio.

Di conseguenza, le pubbliche amministrazioni debbono provvedere a dotare tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica (anche in assenza di un pc) e ad attivare apposite caselle istituzionali.

L’attuale governo, entro la fine della legislatura, si è posto l’obiettivo di adottare la posta elettronica per tutte le comunicazioni interne alla pubblica amministrazione. 

L’impiego della posta elettronica consente e facilita quel cambiamento culturale ed organizzativo della pubblica amministrazione che risponde alle attese del Paese ed alle sfide della competitività. 

Ogni amministrazione, pertanto, è tenuta a porre in essere le attività necessarie al raggiungimento dell’obiettivo di legislatura, in modo da garantire che, entro la data della sua scadenza, tutte le comunicazioni nelle pubbliche amministrazioni possano avvenire esclusivamente in via elettronica. 

Compiti delle pubbliche amministrazioni

Per estendere l’utilizzo della posta elettronica, le singole amministrazioni, fatte salve le norme sulla riservatezza dei dati personali e sulla sicurezza informatica, potranno utilizzare la posta elettronica:

– per richiedere o concedere ferie o permessi;
– richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi;
– convocare riunioni;
– inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle competenze, a convenzioni stipulate dall’amministrazione ecc…),
– diffondere circolari o ordini di servizio; 
– trasmettere documenti amministrativi; 
– trasmettere copia di documenti redatti su supporto cartaceo (copia immagine) con il risultato, rispetto al telefax, di ridurre tempi, costi e risorse umane da impiegare, soprattutto quando il medesimo documento debba, contemporaneamente, raggiungere più destinatari; 

Per garantire certezza nella ricezione dei documenti da parte del destinatario, si può richiedere un messaggio di risposta che confermi l’avvenuta ricezione. 

Le amministrazioni, oltre a dotare tutti i loro dipendenti di una casella di posta elettronica, sono chiamate ad adottare ogni iniziativa di sostegno e di formazione per promuovere l’uso della stessa da parte di tutto il personale. 

Il Progetto @P@

Il Comitato dei Ministri per la società dell’informazione ha approvato il finanziamento, a favore delle amministrazioni statali, del progetto, denominato @P@, che prevede interventi per la diffusione e l’utilizzo degli strumenti telematici in sostituzione dei canali tradizionali di comunicazione. 

Il progetto, in fase di avanzata attuazione a cura del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la realizzazione: 

– dell’indice della pubblica amministrazione (che individua gli indirizzi istituzionali della P.A.) e l’attribuzione delle corrispondenti caselle di posta elettronica; 
– dell’indirizzario elettronico dei singoli dipendenti (ad uso esclusivamente interno alla P.A.); 
– di caselle di posta elettronica certificata; 
– di specifici progetti delle amministrazioni, ammessi al previsto cofinanziamento, per la trasformazione delle procedure amministrative che attualmente utilizzano il supporto cartaceo in procedure informatizzate. 

Il progetto @P@ prevede che resti affidato alle stesse amministrazioni l’inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati contenuti nell’indice e nell’indirizzario. Ai fini di una efficace attuazione del progetto è, pertanto, necessario che ogni amministrazione provveda: 

– ad inserire, sul sito www.indicepa.gov.it, le informazioni di competenza quali: la struttura organizzativa, le aree organizzative omogenee ed i relativi indirizzi di posta elettronica, nonchè le altre informazioni definite nei documenti tecnici presenti sul medesimo sito, entro e non oltre sessanta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana della presente direttiva; 
– ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo da garantire l’affidabilità dell’indirizzo di posta elettronica. 

E’, infine, necessario che sia comunicato al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), all’indirizzo apa@cnipa.it, il nominativo ed i recapiti del soggetto cui, nell’ambito di ogni amministrazione, puo’ farsi riferimento in merito alle predette attività. 

Al fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza, efficacia ed economicità, il Centro nazionale per l’informatica è incaricato di effettuare, con cadenza semestrale, un monitoraggio sullo stato di attuazione della presente direttiva. Sarà cura del Centro stesso definire, in raccordo con le amministrazioni in indirizzo, le modalità tecnico operative per l’acquisizione dei dati e delle informazioni relativi al suddetto monitoraggio. 

Riferimenti normativi

27 novembre 2003
Circolare del ministro per le innovazioni e le tecnologie sull’Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni (GU n. 8 del 12-1-2004);

29 luglio 2003 
Legge n.229 su “Interventi in materia di qualità della regolazione, riassetto normativo e codificazione – legge di semplificazione 2001” ed, in particolare, l’art. 10 che conferisce al Governo delega per il coordinamento ed il riassetto delle disposizioni vigenti in materia di società dell’informazione; 

7 aprile 2003
Decreto del Presidente della Repubblica n.137, «Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10»; 

31 maggio 2002
Approvazione da parte del Consiglio dei Ministri delle «Linee guida del Governo per lo sviluppo della società dell’informazione nella legislatura», nelle quali, tra gli obiettivi da raggiungere prioritariamente, è indicata la diffusione dell’impiego della posta elettronica nella pubblica amministrazione;

28 dicembre 2000
Decreto del Presidente della Repubblica n.445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa»; 

31 ottobre 2000
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante «Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica, del 20 ottobre 1998, n. 428».

Articolo tratto dal sito del Governo italiano

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