Dal 9 dicembre 2002, è previsto l’obbligo di inviare gli atti e i documenti per via telematica all’ufficio del registro delle imprese, tranne che per gli imprenditori individuali e per quelli iscritti nel repertorio delle notizie economiche e amministrative.

Per poter utilizzare il servizio è necessario essere in possesso di alcuni particolari software:
.1 il collegamento a Telemaco che si ottiene con la stipula di una convenzione con una Camera di Commercio, necessario per la trasmissione telematica;
.2 il software Fedra, per la compilazione della modulistica da consegnare al registro delle imprese;
.3 il software per la conversione dei file in formato.PDF, l’unico formato valido e a cui è opponibile la firma digitale;
.4 il software per la firma digitale, DIKE-DIGITAL KEY.

La presentazione telematica di atti e documenti al Registro delle Imprese è stato introdotto con la legge n. 340/2000 successivamente modificata dalla legge n. 448/2001, la quale prevede l’obbligo di presentazione telematica, decorsi due anni dall’entrata in vigore della legge stessa.

Indispensabile per la trasmissibilità dei documenti per via telematica, è stata l’introduzione della firma digitale che ha attribuito piena validità giuridica ai documenti informatici, in particolar modo, a quelli utilizzati nel commercio elettronico.

In effetti, l’invio telematico avviene tramite il sistema Telemaco e in base alla tipologia di documenti, variano le modalità di predisposizione degli atti.

Atti pubblici
Il notaio è tenuto a redigere una copia informatica autenticata dei documenti originali cartacei ed appone in calce agli stessi un’ulteriore formula di autenticità prevista dagli artt. 2714 e 2715 c.c. e la propria firma digitale.

Scritture private autenticate rilasciate e conservate
Per la trasmissione di questi atti, valgono le medesime previsioni degli atti pubblici.

Scritture private non autenticate
Per questi atti sono previste delle differenze a secondo del tipo di atto:
.1 per i contratti in forma scritta di società semplice, deve essere predisposta dal notaio copia informatica autenticata;
2. per i progetti di fusione e scissione, statuti aggiornati a seguito di variazioni, bilanci finali di liquidazione è necessario il formato .PDF o .TIFF e devono essere muniti della firma digitale del legale rappresentante o del liquidatore;
3.per i verbali di assemblea ordinaria e di consiglio di amministrazione, riguardanti la nomina delle cariche sociali, è richiesto il formato .PDF o .TIFF, con la firma digitale del legale rappresentante.

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