Linee guida per pianificare un intervento di credit audit all’interno dell’azienda, secondo i criteri di Risk Management.
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CREDIT AUDIT: Applicazione operativa secondo i criteri di Risk Management
Programmare un intervento di CREDIT AUDIT ha, in campo aziendale, lo stesso significato che ha un checkup in quello medico; l’analisi e la verifica di una serie di aspetti e di parametri della “vita operativa” e delle performance di un’azienda, condotte allo scopo di accertarne lo stato di salute e di individuare la tipologia e le dimensioni di eventuali problematiche.
Nella fattispecie il CREDIT AUDIT comprende l’analisi di elementi, fasi, attività e attori coinvolti nella gestione, concessione ed eventuale sollecito e recupero dei crediti aziendali nell’ambito delle funzionalità del ciclo attivo.
Tutto questo allo scopo di giungere non solo a una diagnosi, ma anche e soprattutto alla “terapia” (ove sia il caso) più adatta e più mirataformulata, attraverso la redazione di un report finale contenente le evidenze su cui intervenire e le raccomandazioni operative particolari indirizzate alla direzione ed al management aziendale.
Il CREDIT AUDIT abbraccia i due aspetti base della vita di un’azienda: quello quantitativo – attraverso la raccolta e l’analisi di documenti aziendali – e quello qualitativo, che avviene per lo più attraverso una serie di colloqui con tutto il personale (interno e esterno) coinvolto nel processo della gestione del credito.
L’audit prevede la mappatura dei processi e delle procedure lavorative in essere, analizzando la filiera dall’ordine all’incasso cioè dal momento in cui un cliente commissiona un lavoro o ordina un prodotto (sia un cliente occasionale sia un cliente con rapporto maggiormente continuativo), a quello in cui il lavoro è approvato ed è emessa e poi incassata o impagata, la fattura relativa.
Come anzi detto, la mappatura e l’analisi dei processi avvengono sopratutto attraverso interviste dirette con l’ausilio di questionari strutturati, con tutti gli attori coinvolti nei processi, la valutazione della congruità, completezza ed efficacia della modulistica operativa in uso e l’analisi delle procedure di CREDIT MANAGEMENT (ove presenti), per individuare le situazioni problematiche ed evidenziare i punti critici e/o di debolezza nei processi.
Individuati ed evidenziati alla direzione aziendale i fattori di maggiore criticità, attraverso un particolareggiato report finale, possono rendersi necessari successivi interventi professionali del tipo multidisciplinare (interventi formativi dedicati al management, al personale amministrativo interno e alla forza vendita sia interna sia esterna, consulenza di professionisti di diverse discipline, adozione di informatica dedicata), con l’obiettivo di adottare le raccomandazioni indicate ed intervenire nella revisione dei processi operativi e nelle procedure e, soprattutto nella cultura aziendale.
Intervento sul modello Risk Management
Gli interventi di CREDIT AUDIT nella loro formulazione concettuale, seguono le metodologie della gestione del rischio (risk management), con cui si valuta un rischio (potenziale o esistente) legato a una determinata azione/evento per poi sviluppare strategie adatto ad evitarlo e/o gestirlo. Secondo la prassi e le specifiche di riferimento, un intevento di CREDIT AUDIT nella logica di risk management si compone di cinque fasi principali che si articolano in ulteriori complessità in relazione alla dimensione ed alla tipologia della azienda committente.
1. Analisi del contesto: individuare ciò che è interno all’azienda e che compone le fasi operative del processo e evidenziare ciò che è esterno ai singoli processi e alle singole attività che si andranno ad analizzare, per identificare e isolare eventuali rischi legati a fattori esterni.
2. Identificazione dei rischi: identificare ed evidenziare i rischi potenziali attraverso la mappatura degli elementi componenti la filiera ordine – incasso.
3. Analisi dei rischi: analizzare i rischi evidenziati e connessi ad eventi, connotati da probabilità di accadimento e evidenza delle cause. Quando sono individuate le origini di un rischio si possono porre in atto le giuste azioni per eliminarlo, ridurlo o controllarlo.
4. Valutazione dei rischi: valutare i rischi nella concessione, gestione, sollecito e recupero di un credito aziendale significa evidenziare la quantificazione economico-finaziaria dell’impatto che ogni rischio può avere sull’andamento economico-finanziario aziendale attuale e futuro.
5. Controllare i rischi: presidiare opportunamente i fattori di rischio per ridurne l’impatto sulle performance operative e finanziarie della azienda ed attivare sistemi di controllo periodici per verificarne le dinamiche di insorgenza.
Nei nostri interventi di CREDIT AUDIT seguiamo le raccomandazioni e le indicazioni di F.E.R.M.A. (Federation Of European Risk Management Association) sintetizzate di seguito:
Estensione del rischio: descrizione qualitativa degli eventi, loro dimensioni, tipologia, numero e fattori correlati.
Natura del rischio (strategico, operativo, finanziario, cognitivo o di conformità).
Stakeholder ossia le parti in causa e le loro attese.
Quantificazione del rischio: rilevanza e probabilità.
Tolleranza/propensione al rischio
. Potenziale di perdita e di impatto finanziario del rischio.
. Valore a rischio.
. Probabilità e dimensioni di perdite/guadagni potenziali.
. Obiettivo/i di controllo del rischio e livello atteso di performance.
Trattamento e meccanismi di controllo del rischio
. Strumenti primari attraverso i quali si gestisce in questo momento il rischio.
. Livelli di fiducia nei controlli esistenti.
. Identificazione dei protocolli di controllo e revisione.
Potenziali azioni di miglioramento
. Raccomandazione per la riduzione del rischio.
Sviluppi della strategia e della politica aziendale
. Identificazione della funzione responsabile dello sviluppo della strategia.
Aree di analisi
Per gestire in modo efficace le politiche aziendali sul credito, secondo i principi di Credit Management, occorre:
1. Prevenire i rischi associati al credito, attraverso un insieme di fasi, procedure e protocolli operativi in cui si integrano informazioni tecnico-contabili ed informazioni strategico-qualitative sul cliente;
2. Salvaguardare il patrimonio commerciale dell’azienda, attraverso un processo di gestione del credito che sia attento al rapporto commerciale con il cliente.
Seguendo le indicazioni di cui sopra, un intervento professionale di CREDIT AUDIT si articola in un percorso di analisi di tutti gli elementi che possono interessare la gestione, il sollecito e il recupero dei crediti aziendali in un’ottica di azione preventiva e di mantenimento del rapporto con il cliente e si sviluppa nelle seguenti fasi di analisi:
Credit management
– Valutazione rischio cliente;
– Approvazione ordini;
– Gestione fidi concessi;
– Coordinamento funzioni interne;
– Coordinamento recupero crediti.
Informazioni ufficiali/ufficiose
– Informazioni interne;
– Banche dati;
– Referenze commerciali;
– Analisi dei bilanci;
– Analisi dei trend (commerciali e amministrativi)
Per clienti della categoria “business”, le informazioni di base da raccogliere sono:
– Visure Camerali, Elenco Soci, Partecipazioni;
– Bilancio Depositato;
– Protesti Pregiudiziali In Tribunali;
– Visure Catastali;
– Pregiudizievoli Di Conservatoria;
– Movimenti Immobiliari;
– Automezzi.
Per clienti della categoria “private”, le informazioni di base da raccogliere sono:
– Dati Anagrafici, Residenza;
– Recapiti Telefonici Aggiornati;
– Attività E Occupazione;
– Assets Personali;
– Dichiarazione Redditi.
Credit Policy
– Sistemi premianti;
– Sistemi sanzionatori;
– Formazione;
– Revisione procedure.
Revisione sistemi incasso
– Sistemi di vendite a credito;
– Revisione garanzie cliente.
Procedure interne
– Commerciale;
– Assistenza tecnica e logistica;
– Amministrative e finanziarie.
Trasferimento del rischio
– assicurazione crediti;
– factoring;
– gestione crediti in out-sourcing.
Manualistica e contrattualistica
– moduli ordini interni;
– copie commissioni;
– fatturazione;
– manutenzione e assistenza;
– contratti fornitura e vendita.
Coordinamento informativo
– scambio strutturato di informazioni interfunzionali;
– aggiornamento periodico sistemi informatici;
– sistema CRM integrato con altri sistemi informativi internisto.
Articolo a cura di Studio Maggiolo Pedini Associati
www.studiomaggiolo.it
Sottocategoria: operazioni-straordinarie-
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