1. Introduzione e tipologie di collaboratori. 2. rimborso spese dipendenti e collaboratori.
Servizio aggiornamento gratuito a disposizione degli utenti registrati di Unione Consulenti.
1. Introduzione e tipologie di collaboratori
L’erogazione di una somma di denaro configura un rimborso spese e non un corrispettivo se è finalizzata a rifondere una spesa sostenuta dal lavoratore nell’interesse del datore di lavoro o del committente.
Il rimborso spese, pertanto:
– consiste in un reintegro patrimoniale;
– comporta la restituzione da parte del datore di lavoro o del committente del denaro che è stato speso da determinati soggetti (dipendenti o collaboratori o professionisti) per conto del medesimo.
I collaboratori
I collaboratori possono essere:
a) coordinati e continuativi (co.co.co.);
b) a progetto;
c) occasionali.
a) co.co.co.
Dal 24.10.2003, data in cui è entrata in vigore la c.d. Riforma Biagi ex D.L.G.S. n. 276/2003, la collaborazione co.co.co. è applicabile esclusivamente ai seguenti soggetti:
– amministratori;
– professionisti iscritti in appositi albi professionali esistenti alla data di entrata in vigore del decreto legislativo citato;
– titolari di pensioni di vecchiaia;
– coloro che effettuano prestazioni per fini istituzionali ad associazioni e società sportive dilettantistiche affiliate alle federazioni sportive nazionali, alle discipline sportive associate e agli enti di promozione sportiva riconosciute dal C.O.N.I..
Il trattamento fiscale del rimborso spese è differente a seconda dei casi ed è coerente con la natura del compenso percepito.
Il compenso del co.co.co. assume la natura di:
– reddito di lavoro autonomo ai sensi dell’art. 53 comma 1 del D.P.R. n. 917 del 22/12/1986 se la collaborazione deriva dallo svolgimento di un’attività ricompresa nell’oggetto dell’arte o professione esercitata dallo stesso collaboratore (ad es. il compenso per l’ufficio di sindaco di una società per azioni percepito da un ragioniere commercialista);
– reddito di lavoro dipendente ai sensi dell’art. 49 comma 1 del D.P.R. n. 917 del 22/12/1986 se la collaborazione rientra nei compiti istituzionali propri dell’attività di lavoro dipendente;
– reddito assimilato a quello di lavoro dipendente ex art. 50 comma 1 lettera c-bis del T.U.I.R. se la collaborazione non figura tra i compiti istituzionali che contraddistinguono l’attività di lavoro dipendente oppure l’oggetto dell’arte o professione (ad es. il compenso percepito dal collaboratore per l’ufficio di amministratore).
Il regime agevolato delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese applicabile ai soggetti percettori di un reddito di lavoro dipendente si applica anche ai co.co.co. titolari di un reddito assimilato a quello di lavoro dipendente.
La sede di lavoro del collaboratore è quella determinata dal datore di lavoro ed è di solito indicata nella lettera o nel contratto di assunzione.
Nei casi in cui non è possibile, per la particolarità della prestazione effettuata, determinare per contratto la sede di lavoro né farla coincidere con quella della società, occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore come sede di lavoro.
Dal punto di vista fiscale, sono agevolati solamente i rimborsi spese per trasferte effettuate dai collaboratori:
fuori del comune della sede di lavoro indicata nel contratto o nella lettera di assunzione;
fuori del comune di domicilio fiscale degli stessi collaboratori se ne sussistono le condizioni.
Al contrario, non sono agevolati e quindi concorrono a formare il reddito dei percettori i rimborsi per le spese di trasferta, ad eccezione di quelle di trasporto che risultano da un documento giustificativo emesso dal soggetto che effettua il trasporto, che siano rese dai collaboratori:
nel comune della sede di lavoro;
nel proprio comune di domicilio fiscale, nei casi in cui ne sussistano le condizioni.
Da ultimo, la disciplina fiscale del rimborso delle spese di trasferta è identica sia per il collaboratore residente che per quello non residente.
b) Collaboratori a progetto
Le collaborazioni a progetto sono caratterizzate dall’esistenza di uno specifico progetto o programma di lavoro o fase di esso, dalla necessaria coordinazione con il committente e dall’irrilevanza del tempo impiegato per l’esecuzione della prestazione.
Fiscalmente e previdenzialmente sono assoggettate alle stesse regole previste per le co.co.co..
c) collaboratori occasionali
Le prestazioni occasionali sono prestazioni di lavoro autonomo non esercitato abitualmente.
Esse vengono considerate tra i redditi diversi ai quali va applicata la disciplina della ritenuta di acconto IRPEF del 20%.
Fino all’importo di € 5.000, tali prestazioni sono escluse da qualsiasi forma di contribuzione previdenziale, mentre al superamento di tale importo vanno assoggettate a contribuzione INPS.
2 – I rimborsi spese a dipendenti e collaboratori
I rimborsi delle spese di trasferta possono essere
a) A piè di lista;
b) Forfetari o indennità;
c) In forma mista (a + b).
a) I rimborsi spese a piè di lista
Con il sistema del rimborso a piè di lista delle spese di vitto e alloggio, al collaboratore o dipendente sono restituite esattamente le spese sostenute quali risultano dai documenti prodotti.
Al verificarsi di tali condizioni, il rimborso a piè di lista non costituisce reddito per il dipendente o per il collaboratore.
Il rimborso documentato a piè di lista delle spese di vitto e alloggio effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro non costituisce reddito per il dipendente e quindi non va assoggettato a ritenuta.
Anche il rimborso documentato a piè di lista delle spese di trasporto effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro non costituisce reddito per il dipendente e quindi non va assoggettato a ritenuta, a prescindere dalla circostanza che il trasporto sia effettuato con i mezzi pubblici o con il mezzo del dipendente o del collaboratore o con il mezzo aziendale.
Mentre le spese per viaggi compiuti con mezzi pubblici (aerei, ferrovie, etc.) sono direttamente documentabili con l’esibizione da parte del dipendente o del collaboratore dei relativi biglietti, quelle per i viaggi compiuti con i mezzi propri del dipendente o del collaboratore sono in genere rimborsate con il metodo dell’indennità chilometrica.
Al momento della liquidazione dell’importo da rimborsare, l’indennità chilometrica va determinata n base alle tabelle elaborate dall’ACI.
Si fa presente che dall’1/1/1998 le spese di viaggio con mezzi pubblici possono essere documentate dai relativi biglietti anche se anonimi (C.M. n. 326/E del 23/12/1997 e C.M. n. 188/E del 16/7/1998 e che, dalla stessa data, per ottenere l’esclusione dell’indennità chilometrica dal reddito del dipendente, non è più necessaria l’autorizzazione scritta del datore di lavoro con i dati della percorrenza e del tipo di auto (C.M. n. 326/E del 23/12/1997)
Se, al contrario, il trasporto avviene con l’auto aziendale, il documento giustificativo della spesa eventualmente anticipata dal lavoratore è rappresentato dalla carta carburante.
Il rimborso documentato a piè di lista delle spese di vitto e alloggio per viaggi effettuati nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorre a formare il reddito imponibile del percettore per l’intero importo.
Il rimborso documentato a piè di lista delle spese di trasporto per trasferte effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro:
non concorre alla determinazione del reddito imponibile del percettore se le spese sono giustificate da documenti provenienti dal vettore quali i biglietti dell’autobus, le ricevute del taxi, etc;
se il trasporto avviene nell’ambito del territorio comunale con i mezzi del dipendente o del collaboratore, il rimborso delle spese erogato sottoforma di indennità chilometrica contribuisce a formare il reddito imponibile del percettore;
se il trasporto viene effettuato con l’auto aziendale, il documento giustificativo della spesa è dato esclusivamente dagli importi eventualmente anticipati dagli stessi percettori: tale regola vale anche se il carburante è utilizzato per compiere delle trasferte nell’ambito del comune in cui si trova la sede di lavoro.
In ogni caso, il rimborso delle spese al dipendente o al collaboratore richiede l’esistenza di una lettera di incarico con cui si autorizzano i lavoratori ad effettuare la trasferta.
L’autorizzazione alla trasferta è di solito preventiva, ma può essere concessa anche a posteriori come conferma la R.M. n. 9/2796 del 5/1/1981.
Ai fini dell’applicazione dei contributi previdenziali ed assistenziali, il rimborso a piè di lista è escluso dalla base imponibile contributiva in tutti i casi in cui non partecipa alla formazione del reddito imponibile.
In sintesi, l’esclusione del rimborso spese a piè di lista dalla formazione del reddito imponibile e, quindi, dalla applicazione della ritenuta fiscale, è condizionata al verificarsi delle seguenti condizioni:
– il collaboratore o il dipendente, per effettuare le prestazioni, deve recarsi fuori dal territorio comunale del proprio domicilio fiscale;
– il rimborso avviene previa acquisizione dei documenti di spesa in originale;
– le spese sostenute dal collaboratore e rimborsate dall’impresa devono essere inerenti all’attività del soggetto erogante;
– la trasferta deve essere giustificata dalle lettere di incarico o dal verbale di autorizzazione o dal contratto di collaborazione.
Da ultimo, sono esclusi da imposizione fino a € 15,49 giornaliere (€ 25,82 per le trasferte all’estero) i rimborsi di altre spese quali lavanderia, parcheggio, telefono, ai sensi della C.M. n. 326/E del 23/12/1997, anche se non sono documentabili, a condizione che siano analiticamente attestate dal dipendente in trasferta.
b) I rimborsi spese forfetari
I rimborsi spese forfetari sono dati dall’indennità di trasferta o diaria corrisposta ai lavoratori dipendenti ed ai collaboratori che vengono inviati temporaneamente a svolgere la loro prestazione fuori dalla loro normale sede di lavoro.
Il sistema del rimborso forfetario delle spese di vitto e alloggio implica che al dipendente o collaboratore non vengano restituite esattamente le spese dagli stessi sostenute e risultanti dalla relativa documentazione.
Il rimborso forfetario concorre alla formazione del reddito in misura parziale.
Ai sensi dell’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986:
è ammessa una franchigia solamente per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro pari a € 46,48 al netto delle spese di viaggio, per le trasferte in Italia e a € 77,47, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte all’estero;
sono sempre escluse da tassazione le spese di viaggio per trasferte effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.
Il rimborso forfetario delle spese di vitto e alloggio effettuate fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro di lavoro concorre a formare il reddito del percettore per la parte eccedente i seguenti importi:
– € 46,48, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte in Italia;
– € 77,47, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte all’estero.
Tale eccedenza costituisce reddito per il dipendente e per il collaboratore e, conseguentemente, il datore di lavoro deve operare sulla stessa le ritenute di legge.
Il rimborso forfetario delle spese di trasporto può essere:
a) analitico;
b) per un importo maggiore delle spese sostenute.
Se il rimborso viene effettuato in modo analitico, il dipendente non ha nessun incremento di reddito e quindi nessun importo gli deve essere trattenuto a titolo di ritenuta.
Il trasporto può essere effettuato o con i mezzi pubblici o con il mezzo del lavoratore, dipendente o collaboratore, o da ultimo con il mezzo aziendale.
Le spese per i viaggi compiuti con mezzi pubblici (ferrovie, aerei, ecc.) sono direttamente documentabili mediante l’esibizione da parte del lavoratore dei relativi biglietti, mentre le spese per i viaggi compiuti con i mezzi propri dello stesso lavoratore sono generalmente rimborsate con il metodo dell’indennità chilometrica.
In tale ultimo caso, affinché il rimborso non concorra alla formazione del reddito del percettore (dipendente o collaboratore), occorre che il datore di lavoro rilasci un’espressa autorizzazione scritta contenente tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. Successivamente in sede di liquidazione del rimborso, l’ammontare dell’indennità verrà solitamente determinato in base alla tabelle elaborate dall’ACI.
Se, invece, il trasporto avviene con l’auto aziendale, il documento giustificativo della spesa eventualmente anticipata dal lavoratore è costituito dalla carta carburante.
Nei casi in cui, oltre al rimborso delle spese di carburante, eventualmente anticipate dal lavoratore, e al rimborso delle spese sostenute per l’acquisto dei biglietti necessari per l’utilizzo dei mezzi pubblici e quello chilometrico determinato applicando le tabelle elaborate dall’ACI, vengano corrisposte altre somme, queste ultime concorrono alla formazione del reddito imponibile del lavoratore (dipendente o collaboratore).
Infatti, le somme in questione non hanno la natura di rimborso delle spese di viaggio, ma costituiscono invece delle integrazioni della retribuzione e, pertanto, devono essere assoggettate a tassazione ed a contribuzione.
Il rimborso forfetario delle spese di vitto e alloggio effettuate nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro contribuisce a formare il reddito imponibile del percettore per il suo intero importo e quindi nessuna parte del rimborso è esclusa dalla tassazione.
Il rimborso delle spese di trasporto effettuate nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro non va a formare il reddito imponibile del percettore solo se le stesse spese sono comprovate da documenti provenienti dal vettore (biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi, etc.).
In tale ipotesi, infatti, il rimborso delle spese di trasporto ha la natura di rimborso a piè di lista giustificato dal documento emesso dal vettore.
Nel caso in cui, invece, il trasporto venga effettuato, nell’ambito del territorio comunale, con i mezzi del dipendente o del collaboratore, il relativo rimborso erogato sotto la forma di rimborso chilometrico concorre a formare il reddito imponibile del percettore.
Se, invece, il trasporto viene effettuato utilizzando l’auto aziendale, il documento giustificativo della spesa è costituito dalla carta carburante e l’importo che non concorre alla formazione del reddito del percettore è costituito esclusivamente dagli importi eventualmente anticipati dagli stessi percettori.
La stessa regola vale se il carburante viene utilizzato per effettuare delle trasferte nell’ambito del comune in cui si trova la sede di lavoro.
Nei casi in cui, oltre al rimborso delle spese di carburante, eventualmente anticipate dal dipendente o dal collaboratore, delle spese sostenute per l’acquisto dei biglietti necessari per poter utilizzare i mezzi pubblici, vengono corrisposte somme aggiuntive, queste ultime concorrono alla formazione del reddito imponibile del lavoratore.
Le somme in questione non hanno la natura dei rimborsi delle spese di viaggio, ma costituiscono invece delle integrazioni della retribuzione e, pertanto, devono essere assoggettate a tassazione ed a contribuzione.
Anche il rimborso delle spese al dipendente ed al collaboratore effettuato in modo forfetario presuppone l’esistenza di una lettera di incarico con la quale si autorizzano i lavoratori ad effettuare la trasferta.
L’autorizzazione alla trasferta è generalmente preventiva, ma non è escluso che possa essere anche data a posteriori (R.M. n. 9/2796 del 5/1/1981).
Ai fini dei contributi assicurativi e previdenziali, il rimborso forfetario è escluso dalla base imponibile contributiva in tutte le ipotesi in cui non partecipa alla formazione del reddito imponibile e per gli importi esclusi dalla formazione dello stesso reddito.
c) I rimborsi spese in forma mista
Si configura un rimborso misto nel caso in cui vengono rimborsate al dipendente o al collaboratore:
1) le spese di alloggio (oppure quando l’alloggio è fornito gratuitamente) o di vitto e viene anche corrisposta l’indennità di trasferta;
2) le spese di alloggio (ovvero quando l’alloggio è fornito gratuitamente) e di vitto e viene pure corrisposta l’indennità di trasferta.
1) In tale caso, la franchigia di € 46,48 o € 77,47 al giorno, stabilita per il rimborso forfetario, dovrà essere ridotta di un terzo.
Pertanto, il rimborso in forma mista delle spese di vitto o alloggio in relazione alle trasferte effettuate fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, contribuisce a formare il reddito del lavoratore per la parte eccedente i seguenti importi:
€ 46,48, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte in Italia;
€ 77,47, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte all’estero.
2) In tale situazione, la franchigia di € 46,48 o € 77,47 giornaliere, prevista per il rimborso forfetario dovrà essere ridotta di due terzi.
Pertanto, il rimborso in forma mista delle spese di vitto e alloggio relativo alle trasferte effettuate fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorre a formare il reddito del lavoratore per la parte eccedente i seguenti importi:
– € 46,48, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte in Italia;
– € 77,47, al netto delle spese di viaggio, per le trasferte all’estero.
Il rimborso in forma mista può riguardare, oltre alle spese di vitto e alloggio, anche quelle di trasporto.
In tale caso, si applica la disciplina prevista per il rimborso forfetario.
Quindi, il rimborso delle spese di vitto e alloggio per viaggi effettuati all’interno del comune in cui si trova la sede di lavoro concorre per intero alla formazione del reddito imponibile del dipendente o del collaboratore.
L’intero ammontare di questi ultimi rimborsi va assoggettato a ritenuta.
Anche il rimborso in forma mista presuppone l’esistenza di una lettera di incarico con la quale si autorizzano i lavoratori ad effettuare la trasferta. L’autorizzazione può essere data anche a posteriori.
Articolo scritto dalla Dott.ssa Roberta Braga
info@studiobraga.com – www.studiobraga.com
Sottocategoria: Rimborsi-
Per avere ulteriori informazioni vi ricordiamo che è disponibile il servizio professionale di risposta ai quesiti personali: Richiedi un parere all’esperto